Quando l’attenzione è tutta puntata sul palco, sulle personalità di spicco e sull’impeccabile fluire del dibattito, è facile dimenticare l’enorme lavoro di preparazione che si svolge lontano dai riflettori. Noi di Alpha Languages, agenzia specializzata in traduzioni, interpretariato e servizi per eventi, conosciamo bene questo backstage fatto di rigore, documenti e assoluta aderenza alle normative: il mondo della compliance per la sicurezza negli eventi.
Recentemente, abbiamo concluso una complessa ma cruciale fase di accreditamento e verifica per un importante convegno ministeriale di alto profilo. I nostri interpreti di conferenza erano pronti, ma prima di poterli far salire in cabina, è stato necessario navigare un intricato percorso burocratico che ha coinvolto il cliente, gli enti ministeriali e le autorità preposte alla sicurezza.
È stato un processo lungo e laborioso, caratterizzato da un flusso continuo di richieste: la stesura e la negoziazione del DUVRI, l’applicazione scrupolosa delle norme di sicurezza vigenti e, soprattutto, la registrazione del personale su piattaforme della Prefettura per i controlli di background. Un percorso che ci ha ricordato, ancora una volta, come in contesti istituzionali e di alta sicurezza, la professionalità debba necessariamente andare di pari passo con la trasparenza e la legalità assoluta.
Vogliamo raccontare il senso di questo lavoro “invisibile”, che è la vera garanzia di un evento non solo ben riuscito, ma soprattutto sicuro.
1. Safety & Security: I Due Pilastri della Prevenzione
In un evento complesso, la sicurezza si scompone in due aree complementari:
- Safety (Incolumità Fisica): Riguarda la prevenzione degli infortuni, l’antincendio, le vie di fuga e la salute sul lavoro. In Italia, questo è disciplinato principalmente dal D. Lgs. 81/08 (Testo Unico sulla Sicurezza).
- Security (Ordine Pubblico e Tutela): Riguarda la protezione delle persone, in particolare delle figure di alto profilo, il controllo degli accessi e la prevenzione di qualsiasi minaccia all’ordine pubblico.
In qualità di fornitori di servizi (l’interpretariato è un servizio tecnico ad alta specializzazione), noi siamo chiamati a garantire la nostra piena adesione a entrambi i pilastri.
Il DUVRI: il Test d’Ingresso alla Safety
Il primo passo, irrinunciabile, è la gestione del DUVRI – Documento Unico di Valutazione dei Rischi da Interferenze.
Ai sensi dell’Art. 26 del D. Lgs. 81/08, il DUVRI non è solo un documento; è un processo di cooperazione e coordinamento tra il committente (l’ente che organizza il convegno) e tutti i fornitori esterni (noi, il service audio, il catering, ecc.).
- Il suo scopo? Identificare e ridurre al minimo i rischi che nascono dalla sovrapposizione delle attività lavorative. Ad esempio, il rischio che i nostri tecnici che montano l’impianto di interpretariato interferiscano pericolosamente con gli allestitori della sala o con gli elettricisti.
La stesura, l’analisi e l’accettazione del DUVRI richiede un’interazione continua. Per eventi ministeriali, le richieste di integrazione da parte del cliente – spesso su indicazione del suo Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP) o dell’ente ospitante – sono all’ordine del giorno. Si passa dalla verifica delle vie di esodo nell’area delle cabine, alla certificazione della conformità delle nostre apparecchiature, fino alla presentazione dei nostri Documenti di Valutazione dei Rischi (DVR) aziendali.
Per Alpha Languages, presentare un DUVRI a norma è la prova che abbiamo analizzato l’ambiente di lavoro dei nostri interpreti e che garantiamo la massima sicurezza operativa.
2. Security: La Fiducia si Conquista con i Documenti
Per gli eventi di alto profilo, dove sono presenti Ministri, figure istituzionali o delegazioni internazionali, il livello di Security è estremamente elevato. Le richieste del cliente, in questi casi, sono veicolate dalle Forze dell’Ordine e dagli organismi di tutela, come la Prefettura e la Questura.
Il processo è andato ben oltre la semplice lista nominativa dei collaboratori:
a) La Registrazione Anti-Rischio
Abbiamo dovuto fornire i dati anagrafici e la documentazione completa di tutti i nostri interpreti e tecnici su piattaforme telematiche dedicate. Questo passaggio autorizza le Forze dell’Ordine a effettuare controlli di sicurezza e di background.
- Perché è così importante? In un contesto sensibile, l’Autorità deve avere la garanzia che ogni persona che accederà alle aree riservate o che si muoverà nel perimetro di sicurezza non abbia precedenti penali o non rappresenti un potenziale elemento di rischio. È un filtro di garanzia per la tutela delle personalità e per la tranquillità di tutti i partecipanti.
b) Il Labirinto Documentale Dinamico
Il vero banco di prova è stata la dinamicità delle richieste. Man mano che il piano organizzativo dell’evento si evolveva—una variazione di orario, l’aggiunta di una sala, un cambio di fornitore in un’area adiacente—arrivavano nuove richieste di integrazione:
- Aggiornamento immediato delle liste del personale.
- Nuove informative sui rischi specifici (ad esempio, l’accesso a un’area cantiere temporanea).
- Richiesta di presentare la conformità dei nostri mezzi di trasporto (furgoni per l’attrezzatura) che entreranno nel perimetro di sicurezza.
Questo ha richiesto un coordinamento impeccabile e quasi in tempo reale tra i nostri project manager, i nostri interpreti e la struttura organizzativa del cliente. È un lavoro di intelligence documentale, dove la tempestività e la precisione sono cruciali. Non è un eccesso di zelo: è la prova che tutti i soggetti coinvolti operano con la massima serietà e rispetto delle norme di sicurezza pubblica.
3. La Professionalità Oltre la Cabina
La battuta del film di Benigni e Troisi, “Chi siete, quanti siete, dove andate…”, sintetizza l’inevitabile scrutinio a cui è sottoposto ogni fornitore. Ma per noi di Alpha Languages, questo non è un ostacolo, bensì un’opportunità per dimostrare la nostra affidabilità totale.
Il nostro core business è garantire una comunicazione multilingue fluida e precisa. Ma in contesti di alto profilo, il servizio di interpretariato non può esistere senza un’architettura di sicurezza solida e verificata.
Siamo orgogliosi di chiudere queste fasi di compliance. Significa aver superato i controlli più rigorosi, aver fornito la massima trasparenza e aver messo i nostri professionisti nelle condizioni ideali per lavorare in sicurezza. Il risultato è un duplice valore aggiunto per il cliente:
- Eccellenza Linguistica: Interpreti al top della forma.
- Sicurezza e Legalità: Un partner che solleva il committente dalla gestione del complesso onere della Safety & Security dei propri collaboratori.
Quando l’evento si svolgerà senza intoppi, sapremo che il nostro ruolo di garanti della compliance è stato fondamentale. Questo lavoro, spesso invisibile, è ciò che permette al pubblico di concentrarsi solo sulle parole. E in un convegno ministeriale, dove ogni parola conta, garantire la massima serenità è il nostro contributo più importante.
